Protection des données à caractère personel

Agilitas Group traite de manière sûre et confidentielle les données à caractère personnel qui sont recueillies sur tous les candidats outplacement. Agilitas Group s’engage à respecter à la lettre toutes les dispositions en matière de protection des données à caractère personnel dans le cadre de la collecte et du traitement des données à caractère personnel de ses participants outplacement. La présente politique définit les données à caractère personnel traitées par Agilitas Group, la base sur laquelle elles sont traitées et la raison de leur traitement, ainsi que la façon dont elles sont protégées. La politique comprend et décrit également les droits des participants outplacement dans le cadre du traitement des données à caractère personnel et les règles concernant l’échange mutuel de données (qui peut consulter les données à caractère personnel ?).

  1. Qui contacter en cas de questions ?

Agilitas Group NV/SA, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro (TVA BE) 0478.971.449, dont le siège social est établi à 2800 Malines, Stationsstraat 120, est le responsable du traitement des données à caractère personnel. Agilitas Group déclare respecter en tant que responsable du traitement la législation belge sur la vie privée, ainsi que les dispositions du Règlement général sur la protection des données à compter de son entrée en vigueur.

  1. Que sont des données à caractère personnel ?

Le Règlement général sur la protection des données définit une donnée à caractère personnel comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une ‘personne physique identifiable’ une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. »

Si la présente Politique de vie privée fait référence à des données à caractère personnel, il est renvoyé à cette définition du Règlement.

En principe, aucune catégorie particulière de données à caractère personnel n’est traitée, sauf si l’exécution du contrat d’outplacement l’exige. On entend par « traitement de catégories particulières de données à caractère personnel » : le traitement des données à caractère personnel qui révèle l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.

  1. Quelles données sont traitées ?

A.        Nature des données à caractère personnel

Agilitas Group recueille et traite différentes données à caractère personnel de ses participants outplacement qui portent sur leur trajet. Ces données ont en premier lieu trait à toutes les données découlant de l’application de dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles en lien avec l’accompagnement des participants outplacement. Elles portent généralement sur les éléments suivants :

  • les présences et absences, ainsi que leur interprétation ;
  • les composantes du salaire, la hauteur ;
  • tous les autres aspects légaux, réglementaires et conventionnels de l’accompagnement des participants outplacement qui ont par ex. également trait à l’assurance accidents …

Les données peuvent aussi et plus spécifiquement, dans le cadre de l’exécution du contrat d’outplacement et l’application de dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles, porter sur différentes catégories de données à caractère personnel :

  • données d’identification (nom, adresse, numéro de registre national …)
  • caractéristiques personnelles (âge, sexe, état civil …)
  • curriculum vitae, lettres de motivation, notes prises lors de l’entretien d’embauche
  • données relatives à la profession et à l’emploi
  • description de fonction
  • aperçu des présences et absences
  • accords et objectifs que l’employé doit atteindre dans sa fonction
  • données d’évaluation et d’appréciation
  • compétences qu’il doit posséder ou acquérir
  • données relatives à certaines habitudes (particularités en matière de voyages et déplacements, distinctions civiles, renseignements concernant un accident…)
  • données relatives à la formation, dont les formations suivies, prévues, les besoins en formation…
  • certaines données judiciaires qui ont une incidence sur le futur contrat de travail
  • certaines données psychologiques qui peuvent avoir une incidence sur l’accompagnement et la recherche d’un nouveau contrat de travail.
  • affiliation à une mutuelle (dossiers d’accidents…)
  • données administratives/médicales (pourcentages d’incapacité de travail, certificats médicaux, …)
  • vidéos (pour se préparer à un entretien d’embauche)

Ces catégories de données à caractère personnel visent une exhaustivité et ne signifient en aucun cas que le bureau d’outplacement traite toutes ces données.

B.        Renseignements personnels

Le participant outplacement communiquera toutes les informations pertinentes dont le bureau d’outplacement a besoin.

Tout changement au niveau des renseignements personnels d’origine (changement d’adresse …) sera communiqué spontanément et sans délai via le portail ou par e-mail au bureau d’outplacement.

Le participant outplacement est responsable de la non-information ou de l’information tardive du bureau outplacement.

C.        Données à caractère personnel protégées

Certaines données sont uniquement traitées pour octroyer un avantage au candidat outplacement.

  • « L’affiliation à une mutuelle » peut être traitée afin de répondre à un intérêt légitime de la personne concernée si le traitement vise à accorder un avantage réel et dans la mesure où la personne concernée ne s’oppose pas au traitement.

D.        Traitement des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel dont le bureau d’outplacement dispose peuvent être obtenues aussi bien par le biais du participant que via d’autres canaux d’information.

Si le bureau d’outplacement n’obtient pas les données à caractère personnel du participant outplacement, le participant en est informé dans un délai raisonnable.

Le traitement de ces données est soumis au Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Le responsable du traitement est le bureau d’outplacement qui traite les données à caractère personnel avec la prudence nécessaire.

Vous trouverez ci-après de plus amples informations sur les droits du participant outplacement dans le cadre de ce traitement et sur la sécurisation du traitement.

  1. Pourquoi ces données à caractère personnel sont-elles traitées et quelle est la base juridique pour le traitement ?

 

  1. En général

Les données à caractère personnel de l’employé sont traitées :

  • en raison de lois, règlements et instructions aux niveaux régional et fédéral en matière d’outplacement;
  • dans le cadre du contrat de travail ;
  • un intérêt légitime du responsable du traitement ou d’un tiers.

Dans le cadre du dossier d’outplacement, on traite une vaste quantité de données à caractère personnel qui sont requises selon les lois, règlements et instructions aux niveaux régional et fédéral. Le cas échéant, les fins seront formulées plus clairement et communiquées au participant outplacement.

Les CV, lettres de motivation et notes prises lors de l’entretien d’accompagnement pour parcourir le trajet outplacement, comme intérêt légitime. Les données à caractère personnel obtenues d’évaluations du participant outplacement ou du contrôle du participant outplacement seront également traitées en raison de l’existence d’un contrat d’outplacement. Les vidéos sont recueillies et traitées en vue de leur utilisation à des fins d’un entretien d’embauche, mais uniquement moyennant consentement préalable.

Différentes données seront en outre traitées en raison d’une obligation légale qui repose sur le bureau d’outplacement ou lorsque le traitement est nécessaire et raisonnable pour défendre les intérêts du responsable du traitement ou d’un tiers. Le bureau d’outplacement en informera le participant en temps utile le cas échéant.

Dans certains cas, le traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement explicite du participant outplacement.

Ces données ne seront pas utilisées à d’autres fins que la gestion du trajet outplacement. Si ces données sont utilisées à d’autres fins que mentionnés ci-dessus, l’employé en est informé dans les meilleurs délais selon les règles légales.

  1. Situations particulières

Dans certaines situations particulières, en plus des données mentionnées ci-dessus, d’autres données sont également traitées :

  • Vidéo des participants
  • Base légale :

□  Consentement préalable du participant outplacement

  • Les objectifs:

Les vidéos ne sont utilisées que pour préparer les entretiens d’embauche.

  • Durée de conservation: maximum 2 ans.

5.         Droits du participant outplacement dans le cadre du traitement des données à caractère personnel

  1. Droit de consultation et de copie

Le participant outplacement a le droit de consulter gratuitement les données à caractère personnel que le bureau d’outplacement traite à son sujet, ainsi que la raison pour laquelle le bureau d’outplacement le fait, l’emplacement depuis lequel le bureau d’outplacement a extrait les données et la personne qui reçoit les données. Le participant outplacement peut dans ce cas également savoir combien de temps le bureau d’outplacement a l’intention de conserver les données, si les données sont utilisées en vue d’un processus décisionnel automatique et si le bureau d’outplacement a l’intention d’envoyer des données à un pays en dehors de l’Union européenne. Le participant outplacement désireux de recourir à ce droit peut le demander par la portale ou par voie électronique auprès du bureau d’outplacement.

Le bureau d’outplacement fournit les informations demandées par écrit ou par voie électronique dans un délai raisonnable. Si le participant outplacement le demande, les informations sont communiquées verbalement, à la condition que l’identité de la personne concernée soit prouvée par d’autres moyens.

Le participant outplacement a également droit à une copie des données à caractère personnel qui sont traitées. Lorsque le bureau d’outplacement présente sa demande par voie électronique, les informations sont fournies sous une forme électronique, à moins que le participant outplacement ne demande qu’il en soit autrement.

B.        Droit de rectification

Le participant outplacement peut demander de corriger ou de compléter des données à caractère personnel (incorrectes). Le bureau d’outplacement s’engage à accéder à cette requête dans les plus brefs délais.

C.        Droit à l’effacement

Le participant outplacement a le droit de faire effacer des données à caractère personnel qui le concernent. Le bureau d’outplacement accède à cette requête du participant outplacement dans un délai raisonnable, par exemple dans les cas de figure suivants :

  • lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies ou traitées ;
  • lorsque le traitement reposait exclusivement sur le consentement du participant outplacement et que ce dernier retire son consentement ;
  • lorsque le participant outplacement conteste le traitement pour des motifs fondés ;
  • lorsque le bureau d’outplacement ne disposait pas d’une base juridique pour traiter les données.

Cette demande d’effacement des données à caractère personnel peut uniquement être refusée par le bureau d’outplacement lorsque ceci est justifié, par exemple dans le cadre de l’exercice ou de la défense de droits en justice ou en raison d’un devoir légal de conserver et de traiter certaines données.

  1. Droit à la limitation des données à caractère personnel

Le participant outplacement peut demander au bureau d’outplacement de limiter le traitement de ses données à caractère personnel lorsqu’il conteste la justesse des données, lorsque le traitement est illégitime ou lorsque le bureau d’outplacement n’a plus besoin des données aux fins de traitement. Les données à caractère personnel pourront alors uniquement être traitées dans les cas suivants :

  • avec le consentement du participant outplacement;
  • et en vue de droits en justice ou pour protéger des droits d’autrui.
  1. Droit d’opposition

Un participant outplacement a le droit de s’opposer au traitement de ses données à caractère personnel, y compris au profilage sur la base de ces dispositions. Le traitement est alors cessé, sauf s’il reste nécessaire pour le respect de la défense des intérêts du bureau d’outplacement ou d’un tiers ou en vue de la constatation, de l’exercice ou de la défense de droits en justice.

  1. Droit à la portabilité des données

Un participant outplacement peut demander au bureau d’outplacement, pour tous les traitements des données à caractère personnel basés sur le consentement explicite ou les exercices du contrat d’outplacement, de les obtenir dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. De plus, le participant outplacement peut par la suite transmettre ces données à un autre bureau d’outplacement ou responsable du traitement.

  1. Droit de réclamation

Le participant outplacement peut à tout moment introduire une plainte quant au traitement des données à caractère personnel auprès de l’instance compétente dans l’État membre dans lequel il a sa résidence habituelle, son lieu de travail ou dans lequel l’infraction alléguée a été commise.

En Belgique, on peut introduire une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (Tél. : +32 22744800 ; fax : +32 22744835, adresse e-mail : commission@privacycommission.be).

De plus, le participant outplacement peut à tout moment intenter une action en civil et réclamer des dommages-intérêts, par exemple au cas où il subirait un préjudice à la suite du traitement de ses données à caractère personnel.

  1. Droit de retrait de consentement

Lorsque le traitement des données à caractère personnel est basé sur le consentement du participant outplacement, le participant outplacement peut à tout moment retirer ce consentement, sans que ceci ne porte atteinte à la légitimité du traitement sur la base du consentement avant le retrait de celui-ci.

  1. Garanties et sécurisation des données à caractère personnel

A.        Sécurisation des données à caractère personnel

Le bureau d’outplacement met tout en œuvre pour garantir le respect des mesures de sécurisation techniques et organisationnelles pour le traitement des données à caractère personnel, en particulier pour éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès par des personnes non compétentes ou la notification par erreur à des tiers de données à caractère personnel recueillies ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données. Cette sécurisation est garantie par des outils haute technologie et la qualité du personnel.  Le personnel est lié par le secret professionnel.

  • Mesures techniques
  • Utilisation d’antivirus, de pare-feu...
  • Adaptation régulière des mots de passe
  • Pas de disques durs non sécurisés
  • Sécurisation des accès aux données
  • Chiffrement de la transmission de données
  • Pas de sauvegardes non sécurisées
  • Travail sur des disques durs sécurisés dont l’accès est limité par équipe ou personne
  • Mesures organisationnelles
  • Personnes bien définies y ayant accès
  • Procédure de gestion des incidents
  • Politique à destination du participant outplacement
  • Formation à employés
  • Clauses de confidentialité

Si certains documents sont transmis à des tiers par voie électronique et conservés sous une forme électronique, ceci passe en appliquant des normes strictes de sécurité.

En cas de transfert de données à caractère personnel à des pays en dehors de l’Union européenne, des garanties appropriées seront prises par le bureau d’outplacement ou le consentement du participant outplacement sera demandé.

B.        Responsable du traitement et fonctionnaire chargé de la protection des données

Le responsable du traitement – le bureau d’outplacement – veille à la justesse et à la pertinence des données à caractère personnel traitées. Il veille à la conformité avec la réglementation applicable.

Le participant outplacement peut contacter à tout moment le responsable du traitement, ou le représentant du responsable du traitement afin d’exercer ses droits ou pour demander des informations complémentaires.

Le cas échéant, le fonctionnaire chargé de la protection des données veillera au respect de la protection des données à caractère personnel.

  1. Durée de conservation des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel sont conservées par Agilitas Group aussi longtemps que nécessaire pour compléter le trajet d’outplacement, sans préjudice de dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles.

  1. Qui peut consulter les données à caractère personnel ?

 

  1. Consultations de données

Seuls les membres du personnel du bureau d’outplacement autorisés et les personnes désignées par l’entreprise sont habilités à effectuer des consultations internes dans les données à caractère personnel. Cela concerne les employés du bureau d’outplacement, y compris les freelances engagés par eux. Ces personnes ont besoin raisonnablement des données du chef de leur tâche ou pour les besoins du service. L’entreprise prévoit un système d’accès limité et un niveau de sécurisation approprié.

  1. (Catégories de) personnes à qui les données à caractère personnel sont communiquées (communications externes)

Les communications de données à caractère personnel à des tiers sont limitées à l’application de dispositions légales et réglementaires ou, si les communications sont nécessaires pour l’exécution normale du contrat d’outplacement.

Certaines données à caractère personnel sont communiquées à des tiers :

  • Données d’identification et acceptation de l’offre d’outplacement sont communiqués au VDAB.
  • Les nom, prénom, présences et statut d’accompagnement sont communiqués à l’ancien employeur dans le but d’obtenir les subventions.
  • Les nom, prénom, présences et statut d’accompagnement sont communiqués à CEVORA.
  • Les nom, prénom, adresse, sont communiqués à la compagnie d’assurances Ethias pour assurer le risque d’accidents.

Dans des circonstances exceptionnelles, des données à caractère personnel sont communiquées à des tiers pour l’exercice de leur mission, tels que des experts-comptables, consultants et avocats dans le cadre du soutien fiscal et/ou juridique, des chercheurs et des prestataires de services TIC. Ces tiers traitent sur ordre du bureau d’outplacement des données à caractère personnel afin d’exécuter une certaine tâche. Un contrat de traitement est conclu avec les sous-traitants susmentionnés si nécessaire, notamment pour que les données à caractère personnel du participant soient suffisamment protégées et sécurisées.

Les données à caractère personnel ne seront ni vendues, ni louées, partagées ou commercialisées autrement à des tiers, sauf comme décrit ci-dessus ou consentement préalable.

Le bureau d’outplacement peut être tenu de communiquer des données à caractère personnel sur injonction judiciaire ou pour répondre à une autre législation ou réglementation contraignante.

  1. Quand la présente politique entre-t-elle en vigueur ?

La présente politique entre en vigueur le 25 mai 2018.