Blog

Hoe geef je als bedrijf feedback aan (niet weerhouden) sollicitanten?

Yes, het proces is ten einde. Na het uitschrijven van de vacature en de lange sollicitatieprocedure heb je de ideale kandidaat gekozen. Maar dat betekent wel dat je de andere sollicitanten moet teleurstellen. Hoe pak je dat aan? Onze professionele recruiters klappen uit de biecht.

Business persons talking in the office

 

Stap 1 | Geef niet weerhouden kandidaten een kans op feedback

Je hoeft niet per se elke niet weerhouden kandidaat op te bellen, het is perfect aanvaardbaar om iedereen een mailtje te sturen.

  • Wacht met het uitsturen van je mails tot de volledige sollicitatieprocedure is afgerond.
  • Pas op met algemene standaardmails. Probeer elk bericht op zijn minst een persoonlijke touch te geven – en dus niet alleen de aanspreking te veranderen.
  • Geef kandidaten de optie om meer uitgebreide feedback te vragen. Voor veel mensen is die terugkoppeling een unieke kans om zichzelf te verbeteren.
  • Geef een einddatum mee: tot wanneer kunnen kandidaten om feedback vragen? Zo loop je niet het risico dat je 2 maanden na datum je notities ergens moet oprakelen. Zet in je mail een duidelijke time window, contactpersoon en middel (mail, telefoon, …).

 

Stap 2 | Neem de tijd om feedback te geven

Als een niet weerhouden kandidaat je onverwacht opbelt voor feedback, neem je dat telefoontje er niet zomaar tussen. Maak een afspraak voor een contactmoment.

  • Zo kan je het gesprek voorbereiden: eventuele rapporten herlezen, een blik op je notities werpen, opnames bekijken, enzovoort.
  • Als je toch on the spot feedback geeft, zal je belangrijke punten vergeten en geen concrete informatie kunnen geven.

 

Stap 3 | Peil naar de eigen ervaringen van de kandidaat

Een goede manier om een feedbackgesprek te starten, is te vragen “hoe ze het zelf hebben ervaren”. Dat geeft jou een kapstok om je respons aan op te hangen.

  • Pik in op de ervaringen en gevoeligheden van de kandidaat.
  • Geef kandidaten de kans om weerwoord te bieden op jouw commentaar. Zorg ervoor dat ze achteraf het gevoel overhouden dat ze gehoord zijn.
  • Luister aandachtig naar frustraties rond de sollicitatieprocedure: was die te lang? Waren er overbodige stappen? Laat merken dat je die informatie hebt gehoord en zal meenemen naar de toekomst.
  • Blijf wel standvastig en herzie je mening niet.
  • Behoed jezelf voor een welles-nietes spelletje. Als de kandidaat niet akkoord gaat met jouw ervaring, wees dan mild maar duidelijk: “Het was misschien niet de bedoeling, maar zo kwam het over op ons”, “Je wilde misschien iets anders uitstralen, maar dit was de indruk die je gaf”, enzovoort.

Stap 4 | Geef concrete voorbeelden en bruikbare tips

Niemand heeft iets aan clichés en algemeenheden. De persoon die om feedback vraagt, wil die gebruiken om zichzelf te verbeteren met het oog op toekomstige sollicitaties.

iStock-629762082_0
  • Vermijd dus vage omschrijvingen zoals:
    • “We voelden het niet.”
    • “Je leek niet gemotiveerd.”
    • “Je vormt geen fit met ons team.”
  • Maar wees concreet:
    • “Je leek niet gemotiveerd omdat je bleef informeren naar mogelijke andere functies.”
    • “Uit je antwoorden bleek dat je nood hebt aan veel begeleiding en ondersteuning, terwijl we echt zoeken naar iemand die zelfstandig aan de slag kan.”
  • Neem het gevoel bij de kandidaat weg dat de volledige sollicitatieprocedure verloren tijd was, een nutteloze ervaring. Met concrete tips en constructieve feedback help je hem of haar vooruit.

Stap 5 | Wees positief en bewaak je employer brand

Alle potentiële en niet weerhouden kandidaten kunnen ambassadeurs worden van jouw employer brand, óf het tegengestelde.

  • Je wil dat ze een positieve connotatie overhouden aan jouw bedrijf, zelfs wanneer je hen geen job aanbiedt.
  • Je wil níet dat ze negatieve ervaringen gaan verspreiden in hun netwerk.
  • Benoem daarom hun positieve eigenschappen en sterke punten. Leg uit wat ze wél goed deden tijdens het sollicitatieproces en waarom ze zover zijn geraakt.

 

EXTRA | Goed nieuws brengen: “Je hebt de job!”

Tijdens het verlossende telefoontje waarin je een kandidaat vertelt dat ze de job heeft, krijg je niet vaak de vraag om feedback. Toch kan je dit moment aangrijpen om een paar dingen aan te halen:

  • Vertel waarom die persoon gekozen werd. Gebruik geen vergelijkingen met andere kandidaten, maar ga echt in op de persoonlijke eigenschappen en kwaliteiten van de sollicitant. Die boost voor het zelfvertrouwen zorgt voor een nog grotere motivatie tijdens de uitdagende eerste weken op de nieuwe job!
  • Geef ook eventuele aandachtspunten mee, die ervoor kunnen zorgen dat de gekozen kandidaat kan groeien in de functie.

Nood aan professionele hulp bij de invulling van jouw vacature?

Onze experts vinden voor jou de perfecte kandidaat