Hoe geef je feedback aan sollicitanten?
Het einde is in zicht. Je vacature is zo goed als ingevuld, want je hebt de ideale kandidaat gekozen. Maar dan moet je wel enkele andere sollicitanten teleurstellen. Hoe pak je het aan? Wij geven je alvast bruikbare tips.
Geef niet-weerhouden kandidaten een kans op feedback
Iedereen opbellen hoeft niet – stuur een mail.
- Wacht tot het sollicitatieproces is afgerond.
- Doe niet mee aan standaardmails. Je kan met basiselementen werken, maar let erop dat elk bericht een persoonlijke touch heeft – verander dus niet alleen de aanspreking.
- Nodig kandidaten uit om uitgebreide feedback te vragen. Die terugkoppeling is voor velen een unieke kans om zichzelf te verbeteren.
- Koppel daar ook voorwaarden aan. Zo vermijd je chaos. Geef een deadline, contactpersoon en kanaal (mail, telefoon,…) door.
Neem de tijd om feedback te geven.
Een niet-weerhouden kandidaat heeft recht op jouw volle aandacht. Maak daarom een afspraak voor een contactmoment.
- Jij kan het gesprek voorbereiden: herlees het rapport, neem je notities nog eens door, bekijk testresultaten,…
- Geef je toch feedback on the spot, dan vergeet je belangrijke punten, en mis je de kans om gerichte feedback te geven.
Maak er tweerichtingsverkeer van.
Een feedbackgesprek open je met de vraag “Hoe heb jij het zelf ervaren?”; dat geeft jou inzicht in de beleving van de kandidaat, en een kapstok om jouw repliek aan op te hangen.
- Speel in op de ervaringen en gevoelens van je kandidaat.
- Sta open voor weerwoord. Luister ook naar wat ze vertellen.
- Breng de frustraties in kaart; was de sollicitatieprocedure te lang? Waren er overbodige stappen? Toon dat je die frustraties gehoord hebt, en dat je ze evalueert voor toekomstige vacatures.
- Hou voet bij stuk, en twijfel niet aan je keuze.
- Vermijd een welles-nietesdiscussie. De kans is groot dat de kandidaat niet akkoord gaat met jouw ervaring, maar wees mild en duidelijk: “Dat was misschien niet jouw bedoeling, maar dit was onze interpretatie”, “Ik begrijp dat je het zo wou laten overkomen, maar wij kregen een andere indruk”.
Geef concrete voorbeelden en bruikbare tips.
Clichés en algemeenheden helpen niemand verder. Als iemand feedback vraagt, staan ze ervoor open om zichzelf te verbeteren voor toekomstige sollicitaties. Of ze willen je proberen overtuigen, maar dan verwijzen we je graag naar de tip hierboven.
- Vermijd vage omschrijvingen
“We voelden het niet.”
“Je leek niet gemotiveerd.”
“We zien de fit niet met het team.”
- Wees daarin concreet:
“Je leek niet gemotiveerd omdat je bleef informeren naar andere functies.”
“Uit je antwoorden kwam naar voor dat je nog nood hebt aan begeleiding en ondersteuning, terwijl we iemand zoeken die zelfstandig aan de slag kan.”
- Zorg dat jouw kandidaten de volledige sollicitatieprocedure niet als verloren tijd ervaren. Geef concrete tips en constructieve feedback om hen verder te helpen.
Wees positief en waak over je employer branding.
Potentiële en zelfs niet-weerhouden kandidaten kunnen twee kanten uit. Ze worden ambassadeur van jouw organisatie, of het tegengestelde.
- Zorg dat ze een positieve connotatie overhouden, zelfs als je hen de job niet aanbiedt. Je wil niet dat ze negatieve ervaringen verspreiden binnen hun netwerk.
- Benoem daarom positieve eigenschappen en sterke punten. Leg uit wat wél goed liep tijdens het proces en waarom ze zo ver zijn geraakt.
Tips voor het goednieuwsgesprek
Bel je jouw topkandidaat, geef dan ook feedback mee.
- Vertel waarom je voor hen koos. Vergelijk hen niet met andere kandidaten, maar focus op de persoonlijke eigenschappen en kwaliteiten van de sollicitant. Die boost aan zelfvertrouwen bezorgt hen nog meer motivatie tijdens de eerste weken in de nieuwe job.
- Geef ook de aandachtspunten mee, zo kan jouw kandidaat groeien in de functie. Nog beter als je zelf al concrete tips deelt om daarmee aan de slag te gaan.
Weten of jouw kandidaat goed matcht met jouw vacature? Ontdek ons Assessment-aanbod.