Reglement voor de bescherming van persoonsgegevens

Agilitas Group gaat op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle deelnemers outplacement. Agilitas Group verbindt zich ertoe om bij de verzameling en de verwerking van de persoonsgegevens van haar deelnemers outplacement strikt alle wettelijke bepalingen inzake de bescherming van persoonsgegevens na te leven. Deze privacy policy omschrijft welke persoonsgegevens Agilitas Group verwerkt, op welke basis, waarom zij worden verwerkt en hoe zij worden beschermd. De policy bevat en beschrijft ook de rechten van de deelnemers outplacement bij de verwerking van persoonsgegevens en de regels omtrent de onderlinge gegevensuitwisseling (wie kan de persoonsgegevens raadplegen?).

  1. Wie contacteren in geval van vragen?

Agilitas Group NV, ingeschreven in de Kruispuntbank van ondernemingen onder het nummer (BTW BE) 0478.971.449, met maatschappelijke zetel te 2800 Mechelen, Stationsstraat 120, is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. Agilitas Group verklaart dat zij als verantwoordelijke voor de verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding.

  1. Wat zijn persoonsgegevens?

De Verordening Algemene Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Indien deze privacy policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

Er worden in principe geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt, tenzij de uitvoering van de outplacementovereenkomst dit vereist. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan: de verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

  1. Welke gegevens worden verwerkt?

A.        Aard van de persoonsgegevens

Agilitas Group verzamelt en verwerkt verschillende persoonsgegevens van haar deelnemers outplacement die betrekking hebben op hun begeleiding. Deze gegevens hebben op de eerste plaats betrekking op alle gegevens die voortvloeien uit de toepassing van wettelijke, reglementaire of conventionele bepalingen die verband houden met het begeleiden van deelnemers outplacement. Zij hebben algemeen betrekking op:

  • de aan- en afwezigheden en de interpretatie ervan;
  • de bestanddelen van het loon, de omvang;
  • alle andere wettelijke, reglementaire en conventionele aspecten met betrekking tot het begeleiden van deelnemers outplacement die bv. ook betrekking heeft op ongevallenverzekering …

De gegevens kunnen ook en meer specifiek, in het kader van de uitvoering van de outplacementovereenkomst en de toepassing van wettelijke, reglementaire of conventionele bepalingen, betrekking hebben op verschillende categorieën van persoonsgegevens:

  • identificatiegegevens (naam, adres, rijksregisternummer …)
  • persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, burgerlijke staat, …)
  • curriculum vitae, motivatiebrieven, notities gemaakt tijdens de begeleiding
  • gegevens met betrekking tot het beroep en de betrekking
  • functiebeschrijving
  • overzicht van aan- en afwezigheden
  • afspraken die de deelnemer moet nakomen tijdens de begeleiding
  • evaluatiegegevens van de begeleiding
  • competenties die hij/zij moet bezitten of verwerven
  • gegevens over bepaalde leefgewoonten (bijzonderheden betreffende reizen en verplaatsingen, burgerlijke onderscheidingen, inlichtingen betreffende een ongeval, …)
  • gegevens over vorming en opleiding, waaronder genoten opleidingen, geplande opleidingen, nood aan opleidingen,…
  • sommige gerechtelijke gegevens die een invloed op een toekomstige arbeidsovereenkomst kunnen hebben
  • sommige psychologische gegevens die een invloed kunnen hebben op de begeleiding en de zoektocht naar een nieuwe arbeidsbetrekking
  • lidmaatschap van een ziekenfonds (voor ongevallendossiers,…)
  • administratief-medische gegevens (medische attesten,…)
  • Video’s (voor de voorbereiding op een sollicitatiegesprek)

Deze categorieën van persoonsgegevens beogen volledigheid en betekenen geenszins dat het outplacementkantoor al deze gegevens verwerkt.

B.        Persoonlijke inlichtingen

De deelnemer outplacement zal alle relevante informatie die het outplacementkantoor nodig heeft meedelen.

Elke wijziging in de oorspronkelijke persoonlijke inlichtingen (wijziging van adres, ....) wordt spontaan en zonder uitstel via het portaal of per e-mail aan het outplacementkantoor meege­deeld.

De deelnemer outplacement is verantwoordelijk voor het niet of laattijdig informeren van het outplacementkantoor.

C.        Beschermde persoonsgegevens

Enkele gegevens worden enkel verwerkt om een voordeel aan de deelnemer outplacement toe te kennen.

“Het lidmaatschap van een ziekenfonds” kan verwerkt worden om te voldoen aan een gewettigd belang van de betrokkene als de verwerking een werkelijk voordeel beoogt te verlenen en in zoverre de betrokkene zich niet tegen de verwerking verzet.

D.        Verwerking van de persoonsgegevens

De persoonsgegevens waarover het outplacementkantoor beschikt, kunnen zowel door de deelnemer als via andere informatiekanalen verkregen worden.

Indien het outplacementkantoor de persoonsgegevens niet van de deelnemer outplacement verkrijgt, dan wordt de deelnemer hiervan binnen een redelijke termijn op de hoogte gebracht.

De verwerking van deze gegevens is onderworpen aan de Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

De verantwoordelijke voor de verwerking is het outplacementkantoor die de persoonsgegevens met de nodige voorzichtigheid verwerkt.

Meer informatie over de rechten van de deelnemer in het kader van deze verwerking en over de beveiliging van de verwerking volgen hierna.

  1. Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?

A.        Algemeen

De persoonsgegevens van de deelnemers worden verwerkt:

  • omwille van wetten, reglementen en onderrichtingen op regionaal en federaal vlak inzake outplacement;
  • in het kader van een overeenkomst;
  • een gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke of een derde.

In het kader van het outplacementdossier wordt een ruime hoeveelheid aan persoonsgegevens verwerkt die vereist zijn volgens de wetten, reglementen en onderrichtingen op regionaal en federaal vlak. Indien nodig, zullen de doeleinden duidelijker geformuleerd worden en aan de deelnemer outplacement meegedeeld worden.

CV, motivatiebrief en notities gemaakt tijdens het begeleidingsgesprek worden verwerkt om het begeleidingstraject te doorlopen, als gerechtvaardigd belang. Persoonsgegevens verkregen uit evaluaties van de deelnemer outplacement zullen ook verwerkt worden omwille van het bestaan van een outplacementovereenkomst. Video’s worden verzameld en verwerkt ter voorbereiding van een sollicitatiegesprek doch enkel met de voorafgaande toestemming van de deelnemer outplacement.

Verschillende gegevens zullen bovendien verwerkt worden omwille van een wettelijke verplichting die op het outplacementkantoor rust of wanneer de verwerking noodzakelijk en redelijk is om de belangen van de Verwerkingsverantwoordelijke of een derde te behartigen. Het outplacementkantoor zal de deelnemer outplacement, in voorkomend geval, hiervan tijdig op de hoogte brengen.

In sommige gevallen steunt de verwerking van persoonsgegevens op de uitdrukkelijke toestemming van de deelnemer outplacement.

Deze gegevens zullen niet voor andere doeleinden dan het doorlopen van het outplacementtraject worden gebruikt. Indien deze gegevens voor andere doeleinden dan hierboven beschreven worden gebruikt, dan wordt de deelnemer outplacement hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gebracht volgens de wettelijke regels.

B.        Bijzondere situaties

Bij sommige bijzondere situaties, worden er naast de hierboven opgesomde gegevens ook nog andere gegevens verwerkt:

  • Video’s van deelnemers:           
  • Rechtsgrond:

□  Toestemming van de deelnemer outplacement

  • Doelstellingen:

Video’s worden enkel gebruikt ter voorbereiding van sollicitatiegesprekken.

  • Bewaringsduur : maximum 2 jaar.

5.         Rechten van de deelnemer outplacement bij de verwerking van persoonsgegevens

A.        Recht van inzage en kopie

De deelnemer outplacement heeft het recht om gratis inzage te krijgen van de persoonsgegevens die het outplacementkantoor over hem verwerkt, evenals waarom het outplacementkantoor dit doet, waar het outplacementkantoor de gegevens vandaan heeft gehaald en wie de gegevens ontvangt. De deelnemer outplacement kan in dit geval ook vernemen hoelang het outplacementkantoor beoogt de gegevens te bewaren, of de gegevens worden gebruikt om aan automatische besluitvorming te doen en of het outplacementkantoor van plan is om gegevens naar een land buiten de Europese Unie te versturen. De deelnemer outplacement die van dit recht gebruik wil maken, kan dit schriftelijk of elektronisch aanvragen bij het outplacementkantoor.

Het outplacementkantoor verstrekt de gevraagde informatie schriftelijk of elektronisch binnen een redelijke termijn. Indien de deelnemer outplacement daarom verzoekt, kan de informatie mondeling worden meegedeeld, op voorwaarde dat de identiteit van de betrokkene met andere middelen bewezen is.

De deelnemer outplacement heeft ook recht op een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Wanneer de deelnemer outplacement zijn verzoek elektronisch indient, en niet om een andere regeling verzoekt, wordt deze informatie op een elektronische wijze bezorgd.

B.        Recht op rectificatie

De deelnemer outplacement kan vragen om (onjuiste) persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen. Het outplacementkantoor verbindt zich ertoe zo snel mogelijk op deze aanvraag in te gaan.

  1. Recht op het wissen

De deelnemer outplacement heeft het recht om persoonsgegevens die op hem betrekking hebben te laten verwijderen. Het outplacementkantoor gaat op dit verzoek van de deelnemer outplacement in binnen een redelijke termijn, bijvoorbeeld in de volgende situaties:

  • wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt;
  • wanneer de verwerking uitsluitend op de toestemming van de deelnemer outplacement berustte en deze zijn toestemming intrekt;
  • wanneer de deelnemer outplacement om gegronde redenen bezwaar maakt tegen de verwerking;
  • wanneer het outplacementkantoor niet over een rechtsgrond beschikte om de gegevens te verwerken.

Dit verzoek tot het wissen van persoonsgegevens kan enkel door het outplacementkantoor geweigerd worden, wanneer dit gerechtvaardigd is, zoals bij het uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering of omwille van een wettelijke plicht tot het bijhouden en verwerken van bepaalde gegevens.

  1. Recht op het beperken van persoonsgegevens

De deelnemer outplacement kan het outplacementkantoor vragen om de verwerking van zijn persoonsgegevens te beperken wanneer hij de juistheid van de gegevens betwist, de verwerking onrechtmatig is of het outplacementkantoor de gegevens niet meer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden. De persoonsgegevens zullen in dat geval enkel verwerkt mogen worden in de volgende gevallen:

  • met toestemming van de deelnemer outplacement;
  • en met het oog op een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van anderen.

E.        Recht om bezwaar in te dienen

Een deelnemer outplacement heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens, met inbegrip van profilering op basis van die bepalingen. De verwerking wordt dan gestopt, tenzij het verwerken nodig is voor de belangen van het outplacementkantoor of een derde of met het oog op de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

  1. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Een deelnemer outplacement mag voor alle verwerkingen van persoonsgegevens die gebaseerd zijn op de uitdrukkelijke toestemming of de uitoefeningen van de outplacementovereenkomst het outplacementkantoor vragen om deze te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm. Bovendien mag de deelnemer outplacement deze gegevens nadien overdragen aan een ander outplacementkantoor of verwerkingsverantwoordelijke.

  1. Recht om klacht in te dienen

De deelnemer outplacement kan steeds een klacht over de verwerking van persoonsgegevens indienen bij de bevoegde instantie in de lidstaat waar hij gewoonlijk verblijft, hij zijn werkplek heeft of de beweerde inbreuk is begaan.

In België kan een klacht ingediend worden bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (Tel.: +32 22744800; Fax: +32 22744835, e-mail: commission@privacycommission.be).

Bovendien kan de deelnemer outplacement steeds een burgerlijke vordering instellen en schadevergoeding vorderen indien hij of zij bijvoorbeeld schade zou lijden als gevolg van de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens.

  1. Recht om toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd is op de toestemming van de deelnemer outplacement, mag de deelnemer outplacement deze toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking ervan.

  1. Waarborgen en beveiliging van de persoonsgegevens

A.        Beveiliging van de persoonsgegevens

Het outplacementkantoor stelt alles in het werk om de naleving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen voor de verwerking van persoonsgegevens te verzekeren, in het bijzonder om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de  toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. Deze beveiliging wordt door hoogtechnologische tools en de kwaliteit van het personeel gegarandeerd.  Het personeel is door het beroepsgeheim gebonden.

  • Technische maatregelen
  • Gebruik van virusscans, firewalls, ….
  • Wachtwoorden die regelmatig worden aangepast
  • Geen onbeveiligde harde schijven
  • Toegangsbeveiliging tot gegevens
  • Encryptie van gegevens
  • Geen onbeveiligde back-ups
  • Werken op beveiligde harde schijven
  • Organisatorische maatregelen
  • Welbepaalde personen hebben toegang
  • Procedure voor incidentenbeheer
  • Policy voor de deelnemers outplacement
  • Opleiding voor de werknemers
  • Vertrouwelijkheidsclausules

Indien sommige documenten elektronisch aan derden worden overgemaakt en elektronisch worden bijgehouden, worden strikte veiligheidsnormen gehanteerd.

Bij de doorgifte van persoonsgegevens aan landen buiten de Europese Unie zullen passende waarborgen door het outplacementkantoor genomen worden of zal toestemming van de deelnemer outplacement gevraagd worden.

B.        Verwerkingsverantwoordelijke en functionaris voor gegevensbescherming

De verantwoordelijke voor de verwerking – het outplacementkantoor - waakt over de nauwkeurigheid en de relevantie van de persoonsgegevens die verwerkt worden. Hij zorgt ervoor dat deze met de toepasselijke reglementering overeenstemmen.

De deelnemer outplacement mag de verwerkingsverantwoordelijke, of de vertegenwoordiger van de verwerkingsverantwoordelijke steeds contacteren om zijn rechten uit te oefenen of bijkomende informatie te vragen.

In voorkomend geval, zal de functionaris voor gegevensbescherming toezien op de naleving van de bescherming van persoonsgegevens.

  1. Bewaringsduur van de persoonsgegevens

De verwerkte persoonsgegevens worden door Agilitas Group bewaard zolang als noodzakelijk voor het doorlopen van het outplacementtraject, voor de toepassing van wettelijke en reglementaire bepalingen (bv. bewarings- en verjaringstermijnen) en bepalingen die voortvloeien uit een collectief akkoord of in zoverre nodig voor de verwezenlijking van de doelstellingen van de verwerking.

Het deelnemersdossier zal in principe slechts tot het einde van het outplacementtraject bewaard blijven, onverminderd wettelijke, reglementaire of conventionele bepalingen of verjaringstermijnen die de bewaring van het deelnemersdossier of een deel van het deelnemersdossier gedurende een langere periode in de organisatie verplichten of noodzaken, bijvoorbeeld voor of naar aanleiding van een rechtsvordering.

  1. Wie kan de persoonsgegevens raadplegen?

 

  1. Raadplegingen gegevens

Alleen de gemachtigde personeelsleden van het outplacementkantoor en de personen die de onderneming aanwijst, zijn gerechtigd interne raadplegingen in de persoonsgegevens te verrichten.  Het betreft de personeelsleden van het outplacementkantoor, waaronder ook de door hen ingeschakelde freelancers. Deze personen hebben de gegevens redelijkerwijze nodig uit hoofde van hun taak of voor de behoefte van de dienst. De onderneming voorziet in een systeem van beperkte toegang en een passend beveiligingsniveau.

  1. (Categorieën van) personen aan wie de persoonsgegevens doorgegeven worden (externe mededelingen)

De mededelingen van persoonsgegevens aan derden zijn beperkt tot de toepassing van wettelijke en reglementaire bepalingen of indien de mededelingen noodzakelijk zijn voor de normale uitvoering van de outplacementovereenkomst.

Sommige persoonsgegevens worden doorgegeven aan derden:

  • Identificatiegegevens en aanvaarding van het outplacementaanbod wordt doorgegeven aan de VDAB;
  • Naam, voornaam, aanwezigheden en status van de begeleiding worden doorgegeven aan de voormalige werkgever met als doel subsidies te bekomen;
  • Naam, voornaam, aanwezigheden en status van de begeleiding worden doorgegeven aan CEVORA;
  • Naam, voornaam, adres worden doorgegeven aan de verzekeringsmaatschappij Ehtias voor het verzekeren van het risico op ongevallen.

In uitzonderlijke omstandigheden worden persoonsgegevens doorgegeven aan derden, voor de uitoefening van hun opdracht, zoals accountants, consultants en advocaten in het kader van fiscale en/of juridische ondersteuning, onderzoekers en ICT-dienstverleners. Deze derden verwerken in opdracht van het outplacementkantoor persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Indien vereist wordt een verwerkingsovereenkomst afgesloten met bovenstaande verwerkers opdat o.a. de  persoonsgegevens voldoende beschermd en beveiligd zijn.

De persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven of tenzij met voorafgaande toestemming.

Het outplacementkantoor kan verplicht zijn om persoonsgegevens door te geven op gerechtelijke bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving.

  1. Wanneer treedt deze policy in werking?

Deze policy treedt in werking op 25 mei 2018.